Commerciaux : mes astuces pour améliorer l’orthographe de vos mails et courriers

Aujourd’hui, je fais une petite pause dans les épisodes consacrés au social selling pour vous parler d’orthographe. Alors pas d’inquiétude, la suite de la série sur le social selling arrivera très bientôt, mais j’avais envie d’aborder ce sujet même si ça paraît assez peu sexy vu comme ça. Oui, je voulais vous parler d’orthographe et de grammaire.

L’orthographe : un problème pour beaucoup, et notamment les commerciaux

Mais laissez-moi vous raconter une petite anecdote. J’étais il y a quelques semaines, quelques jours, à une masterclass sur la vente à Nantes. On a eu pas mal de discussions avec les autres participants. Alors, il y avait des chefs d’entreprise, notamment un chef d’entreprise et son collaborateur. Puis une autre personne qui est en train de monter son business.

L’orthographe dans les mail, les courriers ou les brochures

À un moment, la conversation s’est tournée vers les problèmes qui tournent autour de l’orthographe et de la grammaire, l’orthographe et la grammaire dans les mails, dans les brochures, dans les courriers, bref dans tous les écrits qui émanent de cette entreprise. Et c’est vrai qu’après réflexion je me suis dit que l’orthographe et la grammaire, c’est un problème pour beaucoup. Alors, rarement ouvertement avoué, voire même rarement il y a des échanges autour de cette problématique-là, pourtant beaucoup cherchent des solutions.

Je ne suis pas un caïd en orthographe, mais j’ai des astuces à vous donner

Alors, je me suis dit que c’était une bonne idée que de partager avec vous quelques astuces, car comme beaucoup de monde moi aussi je suis confronté à ce problème. Je ne suis pas un caïd en orthographe et ne comptez pas sur moi pour participer à la dictée de Bernard Pivot. Par contre, j’ai mis en place des contre-mesures relativement efficaces pour qu’en tout cas, ça ne soit pas un handicap pour moi. Ce sont ces contre-mesures que je souhaite partager avec vous.

L’orthographe, une problématique souvent rencontrée

Force est de constater que dans le milieu professionnel, on croise quand même beaucoup d’écrits qui comportent des erreurs d’orthographe et de grammaire. Que ce soit des mails, que ce soit des courriers, des brochures, des sites web ou des blogs. Alors, je ne veux pas faire de généralités, mais je me suis quand même rendu compte que chez les jeunes commerciaux, il y a une légère aggravation du phénomène.

Mais ce n’est pas que chez les jeunes commerciaux, je peux même vous confesser que j’ai eu un directeur commercial, alors non je ne donnerai pas de nom, je ne vais pas le dénoncer, mais qui faisait beaucoup de fautes d’orthographe et assez grossière dans ses mails, parfois même des mails destinés à des clients.

Une mauvaise orthographe vous est préjudiciable

Or, on peut quand même dire que ce problème est préjudiciable pour la personne bien sûr qui l’écrit, mais aussi pour l’entreprise qu’il incarne et c’est valable pour tous ceux qui sont en contact direct avec les clients.

Pourquoi l’orthographe est préjudiciable pour un commercial ?

En premier lieu pour les commerciaux, alors pourquoi est-ce préjudiciable ? Alors déjà, l’image perçue par vos clients. Forcément, cette image est dégradée. Le professionnalisme de la personne qui écrit avec des fautes est vraiment mis à mal. Le lecteur va se demander si celui qui a écrit le texte, le mail, le courrier, le respecte. Parce que s’il le respectait, il prendrait au moins de temps de corriger ses fautes et il ferait l’effort d’envoyer un texte sans erreur.

Une mauvaise orthographe, c’est dégrader l’image de votre entreprise

Le lecteur, c’est-à-dire le client ou le prospect, peut même se demander si l’entreprise qui emploie la personne qui lui a envoyé ce texte, bourré de fautes, le sous-estime, ou le dévalorise.

« Il m’envoie une personne qui n’est même pas capable d’écrire deux phrases sans faute. »

Peut-être que votre client ou votre prospect va se dire ça. Il peut même finalement se demander si ce manque de rigueur est général chez le commercial ou plus globalement dans l’entreprise qui s’adresse à lui. Bref, on ne peut pas dire qu’il y ait grand-chose de positif qui ressorte de ça. À travail ou compétence égale, finalement l’image est écornée.

Être conscient de ses lacunes en orthographe, c’est bien, mais l’améliorer, c’est mieux !

Nombreux sont ceux qui sont conscients de ce problème, mais peu sont ceux qui cherchent à améliorer ce point. Pourtant, des solutions existent, des solutions qui sont faciles à mettre en œuvre et qui permettent de réduire significativement le nombre d’erreurs. Je vais donc vous présenter celles que j’ai moi-même mises en place et que j’utilise au quotidien.

Mes astuces pour envoyer des mails et des courriers sans (trop de) fautes d’orthographe 

1/ Se relire

1.1/ Le sens 

La première de ces solutions, c’est tout simplement de se relire. Oui, se relire c’est la première chose à faire et ça va de soi. Pourtant, la lecture de certains mails que je reçois, il semblerait que ça n’est pas si systématique que ça. La relecture peut se faire à deux niveaux. On peut faire une relecture bien sûr sur le fond et sur la forme.

Le premier point à vérifier, c’est que le sens de notre écrit correspond au message qu’on voulait transmettre. Ça, c’est le premier principe de la relecture.

1.2/ La ponctuation

Mais aussi, on peut en profiter pour vérifier la ponctuation pour chercher à raccourcir ses phrases. On peut essayer de couper ses phrases avec des points, mais aussi faire respirer ses phrases avec des virgules, voire on peut se demander s’il n’est pas possible de clarifier le message avec des bullet point, des tirets si vous voulez.

1.3/ Les pluriels

On peut profiter de cette relecture aussi pour vérifier les pluriels. C’est relativement simple et facile à mettre en œuvre. Il suffit simplement de vérifier que dans nos phrases, on n’a pas des pluriels, et auquel cas, est-ce qu’on est bien mis des –s ou des –ent en cas de conjugaison.

1.4/ Les « Ces » : C’est, Ces, Ses …

Autre point très facile à vérifier et qui va corriger pas mal de fautes pour certains, ce sont les « ces ». Vous savez les « c’est », les « ces », les « ses », etc.

C’est une des fautes les plus courantes, mais aussi une des fautes les plus horripilantes pour les lecteurs. Alors, simplement, en cas de doute, faites un petit mémo avec la règle de grammaire et consultez-la en vous relisant. Ce sont vraiment des erreurs faciles à corriger.

1.5/ La conjugaison

Autre erreur relativement simple à corriger, c’est tout ce qui concerne la conjugaison. Vérifiez en relisant votre texte que vous avez les bonnes terminaisons. Le simple fait d’y réfléchir, c’est en supprimé une grande majorité, encore faut-il faire l’effort. Puis surtout, n’oubliez pas qu’en termes de conjugaison, vous avez un ami qui est vraiment intéressant à consulter, Google. Alors, n’hésitez pas à faire vos recherches dans Google. Comment conjuguer tel verbe à tel temps ?

2/ Les outils informatiques

2.1/ La correction automatique de Word, Outlook, Chrome …

Une fois une relecture approfondie est réalisée, on peut aussi compter sur les outils informatiques pour nous aider un petit peu. Effectivement les outils comme Word, Outlook, Chrome nous permettent d’élaguer pas mal de fautes d’orthographe pure, grâce à la correction automatique qu’il propose.

Alors attention, il ne faut pas imaginer que cela suffit, c’est de la correction orthographique un peu bête, c’est un peu bêtasse. Mais bon, ça peut déjà élaguer et corriger quelques fautes.

2.2/ Un registre de vos phrases / paragraphes préférés 

Autre astuce qui fonctionne particulièrement bien pour moi, c’est d’avoir des phrases et des morceaux de phrases types. Ce que j’ai fait, c’est avoir un document ou une sorte de base de données où je stocke des phrases ou des bouts de phrases types dont je suis sûre de l’orthographe. Vous pourrez remarquer au fur et à mesure de votre activité commerciale que finalement que ce soit dans certains mails ou certains courriers, on utilise fréquemment certaines tournures de phrases, certaines introductions ou certaines conclusions et on les utilise en plus de la même façon.

Donc, autant aller piocher dans une base où on a déjà écrit ces bouts de phrases et ensuite on vient les copier-coller dans notre document.

Au fur et à mesure du temps, vous vous rendrez compte que vous connaîtrez par cœur ces bouts de phrases, ces tournures de phrases, ces introductions et ces conclusions et ça vous permettra comme ça d’être sûr de votre coup quand vous réaliserez vos documents.

3/ Vos assistant.e.s et collègue.s

Une autre astuce toute simple, c’est de profiter de votre entourage dans l’entreprise. N’hésitez pas à demander si vous avez la chance d’avoir un ou une assistant(e), de lui demander de jeter un coup d’œil à votre courrier ou à votre mail ou alors même à certains collègues. N’hésitez pas à les interpeller pour qu’ils viennent voir et qu’ils relisent rapidement votre texte.

On corrige mieux le texte des autres que le sien

Lorsque l’on lit le texte d’un autre, on repère beaucoup plus facilement les erreurs de grammaire et d’orthographe et en plus il n’y a pas vraiment de honte à ça. C’est quand même un problème qui est largement répandu. Il serait quand même vraiment plus préjudiciable de passer pour un incompétent auprès de ses clients finalement qu’auprès de ses collègues.

4/ Antidote : la solution ultime

Mais l’astuce ultime que je voulais partager aujourd’hui, c’est un logiciel, un logiciel que j’ai adopté et qui s’appelle antidote.

C’est sans aucun doute le meilleur logiciel de correction du marché pour la langue française. Il est particulièrement pointu. Il ne fait pas que de la correction vraiment basique, comme les logiciels dont je parlais tout à l’heure, que ce soit au Word, Outlook ou Chrome. Non seulement antidote corrige l’orthographe, la grammaire, mais en plus il prend en compte réellement le sens de vos phrases. C’est vraiment pour moi la référence en la matière.

Un outil payant, mais qui en vaut la peine

Alors malheureusement, c’est un outil payant, mais l’investissement en vaut vraiment la peine et en plus il sera rapidement rentabilisé en termes de crédibilité.

Et vous, est-ce que vous avez réussi à gérer ce type de problème ?

Si oui, quelles stratégies vous avez mises en place pour minimiser l’impact de cette problématique ? Peut-être que contrairement à moi, vous pensez que ce n’est pas si grave que ça. Peut-être considérez-vous que pour certains écrits, comme les mails en interne par exemple, le problème ne se pose pas ou se pose beaucoup moins.

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D’ici là, en tout cas, je vous souhaite de bonnes ventes et à bientôt !